Wedding Planner, tutto sull’organizzatore di matrimoni

Chi è il Wedding Planner? Cosa fa? Quanto costa il suo servizio?

Ecco per te la Guida con tutto quello che devi sapere sul professionista nell’organizzazione dei matrimoni.


Documenti da recuperare, calendario da pianificare, location da prenotare e decorare e non hai proprio tempo.

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Niente panico! Puoi affidarti ad un Wedding Planner per l’organizzazione delle tue nozze 😉

Sarà per te un amico, un confidente, colui o colei a cui consegnerai le chiavi del tuo matrimonio perché lo trasformi in una giornata magica e unica, assolutamente indimenticabile.

Wedding Planner, cosa sapere su chi organizza le nozze

Da sempre immagini le tue nozze da sogno, da godere appieno e senza distrazioni, respirandone ogni singola emozione. 

Un bravo Wedding Planner eliminerà panico, stress, tensione lasciandoti tempo e spazio per immergerti con tutta te stessa nel tuo giorno più bello della tua vita. 

Come avrai capito bene, quindi, la scelta di un organizzatore di matrimoni, che sia un vero professionista delle nozze, non è da prendere alla leggera. Anzi, è un affare molto serio!

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Abbiamo pensato, così, di guidarti fino alla decisione più giusta per te, in base alle tue esigenze.

Sai, infatti, che puoi chiedere aiuto al Wedding Planner per organizzare per intero le nozze o chiedergli solo un servizio specifico

Scopri di più!

Indice

  1. Significato di Wedding Planner
  2. Cosa fa il Wedding Planner?
  3. Wedding Planner vs Coordinator, Designer e Consultant
  4. Quanto costa un organizzatore di matrimoni?
  5. Pro e contro del Wedding Planner
  6. Scegli il professionista delle nozze in 7 step
  7. Le 12 cose da chiedere al Wedding Planner
In questa foto un piccolo quaderno a quadretti con gli anelli, aperto su due pagine bianche, circondato sulla sinistra e guardando dal basso verso l'alto, da una penna, un profumo, un calendario, un anello e sulla destra da un foglio con un programma organizzativo del matrimonio

Chi è il Wedding Planner?

Il Wedding Planner è il professionista che si occupa di tutta l’organizzazione del matrimonio, partendo da un progetto, aiutando gli sposi con l’iter burocratico e coordinando il ricevimento di nozze.

Wedding Planner in italiano significa “organizzatore di matrimonio”, dall’inglese “wedding”, cioè matrimonio, e “planner” che vuol dire progettista, pianificatore.

È infatti diverso dall’Event planner o dall’Event Creator che si occupano di ogni tipo di evento o cerimonie (battesimi, compleanni, congressi e grandi eventi).

Il Wedding Planner è specializzato solo nell’organizzazione dei matrimoni, può lavorare in un’agenzia che gestisce da solo o con un team, affidandosi a collaboratori interni o esterni.

Ma può anche collaborare con altre agenzie.

La figura del Wedding Planner è nata e si affermata negli Stati Uniti d’America negli anni ‘90, mentre in Italia è approdata poco più tardi, nei primi anni 2000. 

A contribuire alla fama di questa professione è stato il film con Jennifer Lopez “The Wedding Planner” (conosciuto in Italia con il titolo “Prima o poi mi sposo”). 

Mentre tra i nomi più famosi e e tra i primi ad operare  in Italia nel settore del Wedding Planning, cioè dell’organizzazione di matrimoni, ci sono sicuramente Enzo Miccio e Cira Lombardo.

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Che cosa fa un Wedding Planner?

Il Wedding Planner pianifica, organizza e coordina il matrimonio. È quindi un vero e proprio regista delle nozze.

Un organizzatore di matrimoni assiste gli sposi a 360°, dal primo incontro, per tutta la pianificazione dell’evento fino al suo completo svolgimento, trasformandosi in un vero e proprio angelo custode o alter ego degli sposi.

Un professionista delle nozze si occupa, quindi, di:

  • gestire il budget degli sposi;

  • aiutare gli sposi con la burocrazia, cioè con raccolta e consegna dei documenti matrimonio;

  • organizzare il piano operativo per la prenotazione del luogo della cerimonia, della location, del catering, del fotografo e dell’intrattenimento;

  • consigliare i professionisti migliori per ogni servizio…

  • ideare il design dell’evento seguendo uno stile e un tema matrimonio ben precisi, interpretando i desideri degli sposi;

  • affiancare gli sposi nella scelta di abiti e accessori;

  • gestire la timeline, cioè la scaletta della giornata;

  • assistere gli sposi durante la cerimonia;

  • coordinare i fornitori durante l’organizzazione e il giorno delle nozze;

  • pianificare eventuali alloggi e spostamenti degli invitati;

Un perfetto professionista nell’organizzazione delle nozze deve inoltre avere capacità di problem solving, cioè deve saper risolvere prontamente ogni possibile intoppo prima, durante e dopo le nozze.

Cosa non deve fare un organizzatore di matrimoni?

E qui veniamo ad una nota dolente: capire cosa non fa un Wedding Planner per sapere se sei davanti ad un vero professionista.

Perché, stai bene attenta, il rischio di incappare in un organizzatore di matrimonio improvvisato è proprio dietro l’angolo.

Un professionista delle nozze:

  • non deve importi servizi extra. Guardati bene, quindi, da colui o colei che ti propone di realizzare anche bomboniere, partecipazioni, composizioni floreali, ecc.

    Il Wedding Planner si occupa di ben altro e per ogni singolo elemento dell’organizzazione si affida ai suoi fornitori di fiducia;

  • non deve importi la scelta dei servizi, ma può eventualmente collaborare anche con operatori scelti da te;

  • non deve lavorare in nero. Occhio ai Wedding Planner senza partita Iva o che lavorano gratis.

    Se è un vero professionista avrà un cachet (di questo ti parleremo nel prossimo paragrafo) e dovrà quindi emettere una regolare fattura. 

  • non deve costringerti a scelte che non approvi o seguire uno stile che non rappresenta te e la tua coppia.

    Deve piuttosto ascoltarti, rispettare le tue esigenze e fare in modo che il giorno del tuo matrimonio sia come lo hai sempre sognato intervenendo, dove è necessario, per aiutarti a fare la scelta più giusta.

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Qual è la differenza tra Wedding Coordinator, Designer e Consultant?

Come avrai sicuramente capito, la professione del Wedding Planner è complessa e articolata e non si ferma solo all’ideazione dell’allestimento delle nozze. 

Anzi, il suo lavoro prevede competenze diverse e ha varie sfumature.

Ciò non toglie però che, in base alle tue necessità, puoi scegliere un solo servizio e di affidarti ad un professionista per curare un singolo aspetto del tuo matrimonio. 

Da qui la differenza tra Wedding Coordinator, Wedding Consultant e Wedding Designer.

Vediamo insieme di cosa si occupa ognuno di loro.

Chi è il Wedding Coordinator?

Il Wedding Coordinator è il professionista che subentrerà nell’organizzazione delle tue nozze circa 2 settimane prima e sarà presente il giorno del matrimonio per coordinare e supervisionare l’evento. 

Il coordinatore delle nozze (questo vuol dire Wedding Coordinator) si occupa quindi di:

  • contattare i fornitori;
  • sviluppare una timeline delle nozze, cioè il programma dei momenti principali della giornata;
  • allestire il luogo della cerimonia e la location del ricevimento secondo le indicazioni degli sposi;
  • coordinare i fornitori;
  • rimuovere le decorazioni.

Wedding Designer: cosa fa?

Il Wedding Designer è colui o colei che si occupa dell’aspetto stilistico e creativo del matrimonio.

Il designer di matrimoni, insieme agli sposi, progetta allestimenti, luci e colori e ogni dettaglio delle stile delle nozze. 

L’organizzatore del matrimonio può essere anche wedding designer o può delegare il compito e collaborare, quindi, con un professionista specializzato.

Cosa fa il Wedding Consultant?

Il Wedding Consultant è la figura professionale che offre una consulenza iniziale agli sposi.

Il suo lavoro consiste nel:

  • valutare il tuo budget matrimonio (per esempio se vuoi organizzare un matrimonio economico);
  • analizzare le tue esigenze;
  • suggerirti i fornitori più adatti e più affidabili;
  • darti dritte di stile per l’allestimento delle tue nozze.

Il Wedding Consultant, quindi, non ti assiste per tutta l’organizzazione del matrimonio e non è presente nel giorno delle nozze, ma ti mette sulla retta via per iniziare a progettare il tuo giorno del Sì senza sforare il budget.

Chi è il Destination Wedding Planner?

Il Destination Wedding Planner è l’organizzatore di un matrimoni all’estero, cioè in Paesi diversi da quelli di appartenenza degli sposi.

Destination Wedding in inglese significa infatti letteralmente “matrimonio in una destinazione”.

Fa al caso tuo anche se sei una sposa italiana e desideri pronunciare il tuo Sì in una città diversa dalla tua o all’estero.

Il Destination Wedding Planner è un professionista che conosce bene il territorio e i fornitori della regione scelta per il matrimonio e quindi può organizzare gli alloggi e gli spostamenti degli sposi e dei loro ospiti.

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In questa foto un donna di cui vengono riprese solo le mani fa conti con calcolatrice, computer aperto a sinistra e ricevute

Wedding Planner prezzi: ecco quanto costa

I costi per ingaggiare un Wedding Planner professionista partono da una base di circa 2.000 euro, anche se in alcuni casi puoi trovare servizi ad un prezzo leggermente inferiore.

Il cachet di un organizzatore di matrimoni più famoso e richiesto sul mercato può però raggiungere cifre più elevate che si aggirano intorno ai 10.000/15.000 euro. 

Costi giustificati dall’esperienza nel settore Wedding, dalle conoscenze, abilità e gusto estetico, dalle dimensioni dell’agenzia che guida.

In generale, di qualsiasi cachet si tratti, sul costo di un organizzatore di matrimoni incidono:

  • il tempo che dovrà dedicare a progettazione e organizzazione del matrimonio;
  • la sua presenza o meno al matrimonio (durante il giorno delle nozze potrebbe essere presente solo il team del wedding planner);
  • il numero degli invitati;
  • il numero di collaboratori da cui dovrà essere affiancato;
  • i servizi richiesti dagli sposi;
  • i costi di trasferta se scegli un Wedding Planner lontano dalla città in cui ti sposi.

Se decidi di chiedere solo una consulenza iniziale, quindi di scegliere il Wedding Consultant, sappi che questo servizio ha un costo pari a circa 500 euro.

🔴 Esistono poi i pacchetti nozze All Inclusive con cui l’organizzatore di matrimoni ti offre il suo servizio affiancato a quelli di catering, fotografo, allestimento e intrattenimento. 

In pratica un vero e proprio matrimonio chiavi in mano in cui non dovrai preoccuparti assolutamente di nulla!  

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Wedding Planner sì o no? Ecco pro e contro

Arrivata a questo punto forse non sai ancora se hai bisogno di un professionista nell’organizzazione di matrimoni oppure no.

Ecco allora che devi fare un’analisi dei pro e dei contro sulla base delle tue necessità.

E cosa ci stanno a fare le amiche come Sposi Magazine se non ad aiutarti a fare il punto della situazione?

Ti serve un organizzatore di matrimoni se:

  • non sai da dove cominciare con l’organizzazione;
  • sei troppo impegnata con tutti i tuoi impegni quotidiani e non hai tempo per occuparti come vorresti delle tue nozze;
  • vuoi tenere attentamente sotto controllo le spese delle nozze per non sforare il budget;
  • hai bisogno di idee di stile;
  • vuoi qualcuno su cui “scaricare” ansia, stress e tensione di un matrimonio fai da te.

Tutto questo vuol dire che non delegherai il giorno più bello della tua vita a qualcun altro.

Al contrario il professionista che sceglierai sarà per te come un Wedding organizer, un’agenda delle nozze personificata.

Al contrario, non hai bisogno di un professionista delle nozze se:

  • hai calcolato con largo anticipo tutte le fasi dell’organizzazione delle nozze;
  • mamma, suocera e amiche si sono offerte di aiutarti in ogni istante;
  • non ti mancano le idee creative e sei riuscita a combinarle seguendo un fil rouge;
  • la location del matrimonio o il catering sono già provviste del servizio di Wedding Assistant, cioè la figura che si occupa esclusivamente degli aspetti logistici del ricevimento di nozze.

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In questa foto una Wedding Planner vestita con un tailleur pantaloni, mentre tiene un pc nella mano sinistra, sistema il centro tavolo di frutta prima del ricevimento di nozze.

Come scegliere l’organizzatore delle nozze in 7 step

Se sei indecisa sul nome del professionista delle nozze adatto, ti stai chiedendo: “Come scegliere il Wedding Planner che fa per me?”.

Niente paura! Fai una selezione seguendo 7 step fondamentali.

🗓️ Ma prima un’avvertenza su quando prenotare il servizio di Wedding planning.

Ti consigliamo di contattare i professionisti selezionati almeno 1 anno, cioè 12 mesi prima delle nozze.

Per farla breve, subito dopo che hai ricevuto la tua proposta di matrimonio!🤣

Questo vale soprattutto se hai bisogno di una figura che si occupi di tutta l’organizzazione delle nozze e se hai fissato la data del matrimonio in alta stagione, solitamente tra maggio e settembre.

Adesso sei pronta. Scegli il professionista delle nozze così:

1. Chiediti di cosa hai bisogno.

Hai bisogno di un Wedding Planner che organizzi il tuo matrimonio dalla A alla Z? O ti serve aiuto solo per il giorno delle nozze? O ancora vuoi qualcuno che si occupi solo dell’allestimento? 

Come hai visto c’è molta differenza e capire fin da subito le tue esigenze ti aiuterà ad individuare il professionista ideale.

2. Pensa allo stile che desideri per le tue nozze.

Sapere quale stile e tema vuoi che abbia il tuo matrimonio ti aiuterà a fare una prima scrematura.

Esistono organizzatori specializzati in uno stile particolare o con un’impronta stilistica ben marcata.

Ma ci sono anche quelli che, come dei camaleonti, si adattano completamente alle richieste degli sposi.

3. Definisci un budget.

In base al budget che hai stabilito per le tue nozze, la scelta può spostarsi su un professionista oppure su un altro.

4. Fai una ricerca su internet e sui social.

A questo punto puoi iniziare a cercare on line i Wedding Planner più vicini a te oppure i professionisti disponibili alla trasferta. Non dimenticare, inoltre, di chiedere pareri e di leggere le recensioni delle altre spose.



6. Stila una lista.

Ridurre la rosa a 10-15 nomi che ti sembrano più in linea con ciò che ti serve ti condurrà, alla fine, a scegliere il professionista che fa al caso tuo.

7. Fissa gli appuntamenti.

Prendi appuntamento per conoscere i professionisti selezionati, chiedere di più sui loro servizi e, ultimo ma non meno importante, richiedere un preventivo.

Più avanti ti forniamo un questionario per sapere fin da adesso cosa chiedere ad ogni professionista che incontrerai durante il colloquio conoscitivo.

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Le 12 cose da chiedere al Wedding Planner

Tra il Wedding Planner e la sua sposa deve scattare la scintilla, deve esserci feeling, insomma.

Per capire se è quello giusto per te, il primo incontro è fondamentale per capire se puoi fidarti ciecamente di lui o di lei.

Ecco allora le 12 domande da fare all’organizzatore di matrimoni quando vai a conoscerlo:

  1. Da quanti anni operi nel settore Wedding?
  2. Ti occuperai di ogni fase dell’organizzazione?
  3. Sarai presente il giorno delle nozze?
  4. Quanto tempo ti serve per organizzare un matrimonio?
  5. Lavori da solo/a o hai dei collaboratori?
  6. Quali servizi o pacchetti offri?
  7. Hai uno stile che ti contraddistingue?
  8. Posso visionare il tuo portfolio?
  9. Quante coppie segui durante l’anno?
  10. Hai dei fornitori di fiducia?
  11. Come e quando posso contattarti?
  12. Il preventivo è gratuito?

A proposito di preventivo, prima di confermare l’accordo con il Wedding Planner, verifica il rapporto qualità prezzo e accertati di quali servizi verranno inseriti nel contratto.

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Wedding Planner

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